Gli imprenditori devono affrontare innumerevoli concorrenti nel mercato statunitense e distinguersi dalla massa è fondamentale per la sopravvivenza, per non parlare della crescita.

Poiché solo il 38% dei proprietari di piccole imprese utilizza software specializzati per migliorare le proprie operazioni, c’è una chiara opportunità per gli imprenditori di andare avanti massimizzando l’efficienza.

Con un efficace sistema di gestione dell’inventario per la tua piccola impresa, puoi ridurre i costi, migliorare la soddisfazione dei clienti e aumentare i ricavi. Inoltre, l’integrazione di nuove tecnologie eliminerà le attività che richiedono tempo.

Le basi della gestione dell’inventario

La gestione dell’inventario è il processo di monitoraggio e direzione del flusso di inventario in ogni fase, dall’acquisto delle materie prime alla gestione dei lavori in corso fino alla consegna dei prodotti finiti.

Per le piccole imprese, la gestione dell’inventario in genere comporta il monitoraggio dei livelli delle scorte in tempo reale, garantendo che i prodotti più diffusi rimangano disponibili per i clienti, ma riducendo al minimo l’inventario in eccesso che vincola inutilmente il capitale.

Ad esempio, il proprietario di un ristorante trarra vantaggio dal conoscere le quantità esatte di alimenti necessari in un normale fine settimana rispetto alla preparazione dell’inventario per le festività natalizie. Una corretta gestione dell’inventario trova un equilibrio tra il soddisfacimento della domanda e la riduzione dei costi.

La gestione dell’inventario offre ai proprietari di piccole imprese trasparenza nella gestione delle operazioni della supply chain, come la gestione degli ordini, per prendere decisioni basate sui dati sui livelli di inventario.

Perché hai bisogno di sistemi di inventario per le piccole imprese

In sostanza, la gestione dell’inventario fornisce le metriche e l’aggregazione dei dati di cui le piccole imprese hanno bisogno per soddisfare la domanda dei clienti in modo efficiente su larga scala.

Invece del monitoraggio e della reportistica manuali, gli imprenditori possono creare un sito Web per piccole imprese integrato con un software che automatizza l’analisi dell’inventario.

Gli imprenditori che utilizzano il monitoraggio dell’inventario ottengono informazioni basate sui dati per immagazzinare i livelli corretti dei prodotti più venduti, evitando al contempo sprechi di scorte in eccesso di lenti mosse. La gestione semplificata dell’inventario allinea l’offerta alle esigenze dei consumatori.

In questo modo si evita che gli ordini arretrati superino le proiezioni. Un robusto software di gestione gestisce le proiezioni e gli avvisi che richiederebbero tempo attraverso il tradizionale monitoraggio dei fogli di calcolo.

Per un’azienda con più vetrine, un buon software di gestione dell’inventario consolida le transazioni di ciascuna, con il risultato di una reportistica centralizzata. In questo modo, i proprietari ottengono una visione a livello aziendale delle tendenze di vendita e degli articoli più venduti in tutte le località.

Anche le informazioni specifiche del sito sono preziose, sia che si tratti della conoscenza delle scorte inutilizzate in un negozio specifico o dell’aumento della domanda in una determinata posizione. Un proprietario consapevole di queste esigenze quantificate ridurrà al minimo i costi trasferendo le scorte in eccesso da una sede all’altra.

Perché un sistema di gestione dell'inventario è essenziale per le piccole imprese.

Per riassumere, il software di gestione dell’inventario consente alle piccole imprese di soddisfare strategicamente la domanda dei clienti, ridurre le spese inutili e prendere decisioni basate sui dati.

Tipi di sistemi di gestione dell’inventario per le piccole imprese

Prima di scegliere una soluzione software, comprendere i tre tipi principali di approcci alla gestione dell’inventario. Il giusto sistema di inventario per la tua piccola impresa dipende dal budget, dalla complessità delle operazioni e dagli obiettivi.

La gestione manuale dell’inventario comporta il conteggio fisico di ogni articolo dell’inventario e l’inserimento dei totali. Questo processo ad alta intensità di manodopera funziona meglio per le operazioni più piccole con un numero minimo di prodotti da monitorare. L’automazione limitata mantiene bassi i costi, ma trascura i dati informativi e le intuizioni fornite dai sistemi perpetui.

La gestione periodica dell’inventario pianifica i conteggi dell’inventario a intervalli prestabiliti, in genere alla fine dei periodi contabili. I conteggi possono essere eseguiti manualmente o utilizzare la scansione dei codici a barre per garantire l’efficienza. I sistemi periodici bilanciano il monitoraggio a costi contenuti con visibilità istantanea delle modifiche all’inventario.

La gestione perpetua dell’inventario sfrutta un software avanzato per acquisire automaticamente ogni transazione di inventario in tempo reale, garantendoti informazioni sufficienti per prendere decisioni basate sui dati. Sebbene i sistemi perpetui forniscano la maggior parte delle informazioni, richiedono una formazione approfondita del personale.

Segui la sezione successiva per valutare i pro e i contro di ciascun approccio per la tua piccola impresa. Quindi, seleziona il sistema ottimale che si adatta al tuo budget, alle procedure e alle funzionalità desiderate. L’obiettivo è bilanciare l’efficienza del lavoro con una maggiore utilità.

Come creare un sistema di gestione dell’inventario per le piccole imprese

1. Inizia considerando il tuo budget.

2. Definisci i tuoi obiettivi di gestione dell’inventario.

3. Identifica i problemi che vuoi che il tuo sistema risolva.

4. Esamina il modo in cui il sistema si integra con i tuoi processi attuali.

5. Determinare chi ha bisogno dell’accesso alla gestione dell’inventario e della formazione.

6. Implementare il sistema e monitorare i risultati.

Quando crei un sistema di inventario per una piccola impresa, segui attentamente questi sei passaggi per eseguire un piano perfetto e personalizzato.

1. Inizia con il tuo budget

Il budget per la gestione dell’inventario influisce sul tipo di sistema che puoi realisticamente ottenere.

Domande da porsi quando si valuta il proprio budget.

Cerca di massimizzare il valore del tuo investimento in base alle esigenze del software. Prendi nota di eventuali costi iniziali come licenze software, hardware e costi di configurazione. Quindi, considera i costi correnti come le licenze utente, il supporto tecnico e i componenti aggiuntivi delle funzionalità.

Le opzioni manuali a basso costo che utilizzano fogli di calcolo possono servire adeguatamente le aziende con pochi SKU.

Anche con un budget limitato, la gestione periodica dell’inventario bilancia la visibilità utile con i modesti costi iniziali del software.

Con l’aumentare della complessità dell’inventario, sono necessari maggiori investimenti nell’automazione della piccola impresa per mantenere operazioni efficienti, manodopera a prezzi accessibili e decisioni redditizie sulle scorte.

Il supporto della gestione continua dell’inventario richiede investimenti significativi nella tecnologia di scansione e nel software aziendale. Tuttavia, il metodo perpetuo genererà un ROI attraverso l’ottimizzazione e il risparmio di manodopera nel tempo, soprattutto per i cataloghi di prodotti più grandi.

2. Definisci i tuoi obiettivi di gestione dell’inventario

Come definire gli obiettivi di gestione dell'inventario.

Definire chiaramente i tuoi obiettivi di gestione dell’inventario rivelerà le tue funzionalita indispensabili. Inoltre, gli obiettivi chiaramente definiti consentono ai proprietari di piccole imprese di implementare solo le funzionalità che supportano le loro priorità principali, evitando così di spendere troppo per funzioni non necessarie.

Ad esempio, la visibilità dei livelli attuali delle scorte può essere l’obiettivo principale per le nuove aziende di e-commerce che evadono i loro ordini. Tuttavia, i produttori potrebbero aver bisogno di una previsione avanzata della domanda e dell’integrazione con i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning).

Se il tuo obiettivo principale è ridurre le scorte, scegli un software con avvisi di scorte in esaurimento e ordini di acquisto automatizzati.

Per ridurre il lavoro manuale, scegli sistemi con scansione dei codici a barre, accesso mobile e integrazioni di monitoraggio dell’inventario.

Se il tuo obiettivo principale è migliorare l’evasione degli ordini, seleziona un software con funzionalità di dropshipping e logistica di terze parti (3PL).

3. Identifica i problemi che vuoi che il tuo sistema risolva

Individuare le difficoltà specifiche di gestione dell’inventario che si desidera risolvere garantira che il sistema miri alle soluzioni giuste.

Considera questi esempi di problemi che vorresti risolvere, insieme alle relative soluzioni:

  • Esaurimento delle scorte al dettaglio in più sedi. Soluzione: gestione continua dell’inventario con dati centralizzati che consentono aggiornamenti in tempo reale.
  • Ingredienti deperibili prossimi alla scadenza. Soluzione: il software tiene traccia degli articoli in base alle date di scadenza.
  • Le parti di produzione non sono allineate con la produzione. Soluzione: software che integra la gestione del magazzino e della supply chain con l’ERP.
  • Affidamento su tracciamenti imprecisi e fogli di calcolo soggetti a errori. Soluzione: software appositamente progettato con report sulla velocità di vendita.

Un piccolo imprenditore con piu sedi dovrebbe dare priorita a un processo di gestione dell’inventario piu avanzato (e software) per risolvere piu problemi che si verificano in piu sedi.

4. Esamina il modo in cui il sistema si integra con i tuoi processi attuali

Valuta attentamente se l’opzione del tuo sistema di gestione dell’inventario si integra con il software e i flussi di lavoro esistenti. L’obiettivo finale di un sistema di gestione dell’inventario è migliorare il processo attuale, non farlo deragliare o complicarlo.

Ad esempio, una piccola attività di vendita al dettaglio fisica che utilizza Shopify per l’e-commerce ha bisogno di un sistema di gestione dell’inventario che sincronizzi i livelli delle scorte tra i negozi digitali e fisici in tempo reale.

Allo stesso modo, un ristorante che si affida al software per punti vendita Toast dovrebbe selezionare un sistema di inventario con integrazione bidirezionale che aggiorna continuamente le scorte degli ingredienti e la disponibilita delle voci di menu.

Se al momento devi inserire i dati dell’inventario in un foglio di calcolo, valuta se desideri automatizzare tale processo utilizzando un sistema SKU. Oppure, forse desideri continuare a inserire i dati e vuoi semplicemente semplificare l’analisi dei dati.

Dai la priorità ai sistemi che unificano i dati, risparmiano tempo ed esportano le informazioni in modo da comprendere il back-end della tua azienda.

5. Determinare chi ha bisogno di accesso alla gestione dell’inventario e formazione

Quando si implementa un nuovo sistema di gestione dell’inventario per una piccola impresa, determinare quali dipendenti interagiscono con i processi di inventario e richiedono una formazione sul nuovo sistema.

Inoltre, prendi in considerazione la formazione personalizzata e le autorizzazioni per ogni ruolo del personale piuttosto che un approccio unico per tutti.

Ad esempio, il personale del magazzino può richiedere autorizzazioni utente basate sulla scansione e una formazione pratica sui dispositivi mobili per ricevere, imballare e controllare l’inventario. Al contrario, gli addetti alle vendite in prima linea avranno semplicemente bisogno di accedere alla disponibilità e allo stato degli ordini per il servizio clienti.

Forma i manager sulle funzionalità di reporting analitico per informare la loro pianificazione e le loro decisioni. Il personale contabile richiede autorizzazioni di accesso per riconciliare l’inventario fisico con i record finanziari.

L’ottimizzazione della formazione e dell’accesso al sistema per le responsabilità di gestione dell’inventario di ciascun dipendente è fondamentale per facilitare l’adozione in tutta l’azienda.

6. Implementare il sistema e monitorare i risultati

Una volta scelto il sistema giusto per la tua azienda, integralo in modo ponderato. Di seguito sono riportati alcuni passaggi da eseguire prima, durante e dopo l’implementazione del software:

  • Sviluppa una roadmap e una tempistica di implementazione che tengano conto della configurazione, della migrazione dei dati, dei test, della formazione e del go-live.
  • Allocare le risorse per la formazione dei dipendenti e le modifiche al flusso di lavoro. Fornire materiali di supporto continuo.
  • Stabilisci aspettative chiare internamente e sottolinea come il nuovo sistema migliori i processi quotidiani di inventario.
  • Sviluppa metriche quantificabili per monitorare le prestazioni e il ROI del sistema nel tempo.
  • Mantieni la flessibilità: perfeziona il sistema man mano che raccogli feedback e scopri cosa funziona meglio per la tua attività.

L’adozione di un approccio deliberato e calcolato garantisce una transizione graduale alle pratiche di gestione dell’inventario recentemente ottimizzate. Con l’intenzione e la formazione, il sistema giusto faciliterà la scalabilità della tua piccola impresa a nuovi livelli.

Sistemi di gestione dell’inventario per le piccole imprese

  • Inventario Zoho
  • Cin7
  • Katana
  • Velocità della luce al dettaglio

Prima di scegliere il software per un sistema di gestione dell’inventario, capisci quali vantaggi sono più adatti a te.

Un software intuitivo può aiutare le aziende a:

  • Automatizza le attività manuali ripetitive come gli ordini di acquisto e i conteggi ciclici. Zoho Inventory semplifica questi flussi di lavoro.
  • Aumenta l’efficienza operativa consolidando i dati tra i canali per una gestione unificata. Lightspeed Retail è specializzata nell’integrazione dei dati di inventario tra i canali di vendita online e fisici.
  • Integra i sistemi aziendali sincronizzando i dati di inventario tra le piattaforme. Cin7 unifica l’inventario tra magazzini, sistemi POS e contabilità.
  • Fornisci report accurati monitorando i lavori in corso e i risultati. Katana offre monitoraggio e approfondimenti per la produzione di parti e prodotti finiti.
  • Riduci le differenze inventariali migliorando la precisione del conteggio con la scansione dei codici a barre. Sistemi come Lightspeed Retail limitano gli errori.

Per sfruttare le capacita specializzate del software del sistema di inventario, i proprietari di piccole imprese dovrebbero utilizzare soluzioni appositamente progettate che offrano preziosi miglioramenti dei processi, che mancano ai fogli di calcolo.

Per aiutarti a decidere con ancora più sicurezza, esploriamo le quattro migliori soluzioni software per le piccole imprese.

Inventario Zoho

Screenshot della home page di Zoho Inventory.
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Zoho Inventory consente la visibilità omnicanale dell’inventario nei negozi online, nei negozi fisici e nei magazzini per fornire ai piccoli rivenditori una visione unificata dei livelli delle scorte.

Con le sue funzionalità automatizzate per gli ordini di acquisto, puoi impostare regole di riordino in base a quantità minime e tempi di consegna, prevenendo facilmente l’esaurimento delle scorte degli articoli più venduti.

Zoho fornisce anche l’automazione del flusso di lavoro per le piccole imprese che desiderano immagazzinare senza problemi i trasferimenti tra le sedi; Snellisce l’elaborazione degli ordini e semplifica gli adeguamenti dell’inventario.

Le funzionalità di scansione dei codici a barre e di controllo delle scorte del software consentono inoltre alle aziende di ridurre gli errori manuali.

Inoltre, quando hai bisogno di fatturazione, gestione delle relazioni con i clienti (CRM) o persino di aiuto per le risorse umane, ricorda che Zoho è una soluzione completa oltre a un sistema di inventario adatto per una piccola impresa.

Prezzo: Gratuito per iniziare con funzionalità limitate, $ 29 al mese per il piano standard.

Cin7

Uno screenshot della homepage di Cin7.
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Cin7 è una soluzione di gestione dell’inventario creata per aiutare le piccole imprese di e-commerce a gestire in modo efficiente le scorte attraverso canali di vendita, magazzini e marketplace tramite un’unica piattaforma unificata. Fornisce dati di inventario consolidati e visibilità omnicanale per evitare l’overselling di articoli esauriti.

Gli utenti di Cin7 sottolineano i suoi strumenti avanzati di gestione degli acquisti e dei fornitori che semplificano i punti di riordino, semplificano le approvazioni e integrano i dati dei fornitori. Il software può anche tenere traccia delle date di scadenza degli articoli deperibili per ottimizzare i tassi di fatturato e ridurre al minimo il deterioramento.

La soluzione si integra perfettamente in tutte le principali piattaforme commerciali, sistemi ERP, software di contabilità, soluzioni di spedizione e altro ancora per il controllo e la sincronizzazione dell’inventario end-to-end.

Vale la pena notare che, sebbene Cin7 abbia una prova gratuita, manca un’opzione di piano gratuito, che sarebbe stata utile per le piccole imprese appena agli inizi.

Prezzo: Il piano standard parte da $ 349 al mese.

Katana

Uno screenshot del sito web di Katana.
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Katana fornisce software di gestione dell’inventario progettati specificamente per le aziende manifatturiere e di e-commerce. Gestisce le operazioni dell’officina, la distinta base (BOM) e il monitoraggio di parti/materiali attraverso il processo di produzione.

Il software offre funzionalità di scansione dei codici a barre che facilitano la ricezione dell’inventario delle materie prime e il rilascio alla linea di produzione in base ai programmi di costruzione e all’allocazione ottimizzata delle scorte.

Questo programma tiene traccia e regola anche le materie prime e i semilavorati durante tutto il processo di produzione, in modo da ridurre al minimo il tempo tra le fasi di produzione.

Katana tiene traccia anche dei numeri di serie dei prodotti finiti e consente regolazioni per ottimizzare la vendita di prodotti finiti a lenta rotazione.

Prezzo: è disponibile una prova gratuita di 14 giorni. Il piano base parte da $ 99 al mese.

Velocità della luce al dettaglio

Uno screenshot della homepage di Lightspeed Retail.
Fonte immagine

Lightspeed Retail ti offre il monitoraggio dell’inventario attraverso i canali di vendita online e fisici per fornire informazioni dettagliate ai piccoli rivenditori.

Le caratteristiche principali includono il supporto per un catalogo prodotti illimitato (tutti i piani lo includono) e il monitoraggio dell’inventario a matrice degli attributi del prodotto come dimensioni e colore.

Lightspeed sincronizza automaticamente le variazioni del conteggio delle scorte tra le sedi fisiche, le vetrine di e-commerce e i sistemi di punti vendita in tempo reale, garantendo che i rivenditori possano evadere gli ordini in modo accurato.

Gli utenti evidenziano anche l’analisi e la reportistica dell’inventario di Lightspeed, che informa le decisioni di acquisto e ottimizza la rotazione dell’inventario. Ideale per i piccoli rivenditori con più sedi, Lightspeed offre una solida gestione dell’inventario di livello aziendale.

Prezzo: Varia in base al settore di attività. Sono disponibili prove gratuite.

Best practice per l’implementazione di un software di gestione dell’inventario

Avere un buon software è un passo avanti. Utilizza le seguenti best practice per andare oltre i vantaggi delle tue nuove funzionalità di gestione dell’inventario.

Formazione e valutazione

Facilita l’onboarding e promuovi il coinvolgimento del personale fornendo una formazione software sufficiente ai dipendenti che utilizzano il nuovo sistema e i nuovi processi di gestione dell’inventario. La formazione pratica è l’ideale per far sentire i membri del team a proprio agio con i nuovi flussi di lavoro.

Valuta continuamente le tue esigenze di gestione dell’inventario man mano che la tua attività si evolve, quindi adattati per supportare le responsabilità dei tuoi dipendenti.

Eseguire il conteggio dei cicli

I conteggi ciclici sono ciò che mantiene accurati i tracker dell’inventario digitalizzati. In sostanza, si tratta di un controllo manuale delle scorte del tuo inventario.

Con quale frequenza dovresti eseguire il conteggio dei cicli?

Fallo periodicamente in modo che se si verifica un errore, puoi correggerlo e mantenere un registro accurato in futuro. È importante ricordare di congelare il software di gestione dell’inventario quando si esegue un conteggio ciclico.

Sfrutta la tecnologia

Utilizza scanner di codici a barre, dispositivi mobili, integrazioni di sistema e altre tecnologie per semplificare i flussi di dati di inventario, ridurre al minimo il lavoro manuale e ridurre l’errore umano.

Le integrazioni software forniscono anche una preziosa connettività tra la gestione dell’inventario e altre piattaforme aziendali, come QuickBooks per la contabilità.

Previsione e riordino

Imposta il minimo, il massimo e i punti di riordino ideali per ogni articolo dell’inventario. Basa questi numeri sui modelli di vendita storici, sulle stagioni, sulle promozioni e sui tempi di consegna. Configura il tuo software in modo che ordini automaticamente quando i livelli delle scorte raggiungono queste soglie predefinite.

Inoltre, prendi in considerazione la possibilità di prevedere i livelli delle scorte utilizzando l’analisi predittiva del tuo software: vedrai come varia la domanda nel corso del mese e dell’anno.

Considerazioni finali: come ottenere il miglior sistema di inventario per la tua piccola impresa

Stai per sbloccare l’efficienza e la redditività con un sistema di gestione dell’inventario ottimizzato per la tua piccola impresa. Con lo strumento giusto, lavorerai in modo più intelligente, fornirai un’assistenza clienti migliore e ottimizzerai le prestazioni di vendita.

Se l’infrastruttura del tuo negozio online fatica a tenere il passo con le funzionalità di eCommerce di cui hai bisogno, passa a un host veloce, sicuro e affidabile. In particolare, dai un’occhiata alle soluzioni per negozi online di Bluehost progettate per il successo delle piccole imprese. Il piano del negozio online e del marketplace supporta la sincronizzazione illimitata di prodotti e inventario su più canali.

  • Minal è il direttore del marketing del marchio presso Bluehost. Con oltre 15 anni di esperienza nel settore tecnologico, si impegna a creare soluzioni e contenuti che soddisfino le esigenze dei clienti. È una mamma cane e una pignola per i calendari.

Scopri di più su Linee guida editoriali di Bluehost

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