Come inviare un’e-mail di promemoria – Best practice e modelli

Punti salienti

• Le e-mail di promemoria aiutano a mantenere la professionalità mentre sollecitano l’azione.
• Un oggetto chiaro può determinare il successo della tua email.
• Il tempismo del promemoria è importante quanto il messaggio stesso.
• Una formulazione educata e concisa mantiene i destinatari coinvolti.
• I modelli consentono di risparmiare tempo e garantiscono la coerenza delle comunicazioni.
• La personalizzazione aumenta la probabilità di una risposta positiva.

Introduzione

Immagina di inseguire i clienti per i pagamenti scaduti o di spingere gli ospiti dell’evento a presentarsi, inviando un’e-mail dopo l’altra. Frustrante, vero? Ancora di più quando quelle e-mail vengono accolte con il silenzio. Tuttavia, il follow-up non deve essere sempre difficile. Il segreto non è inviare di più, ma creare e-mail nitide e tempestive con parole che attirino l’attenzione. Con alcune semplici strategie, puoi mantenere il tuo programma in carreggiata e vedere i tuoi sforzi dare i loro frutti con molto meno stress.

In questo articolo, ti guideremo attraverso tutto ciò che devi sapere sulla creazione di e-mail di promemoria che ottengono risultati. Lo suddivideremo in semplici passaggi: come formularli, quando cronometrarli e come assicurarsi che le persone agiscano di conseguenza. Inoltre, includeremo le best practice e i modelli che puoi utilizzare immediatamente.

Quindi, tuffiamoci e scopriamo come rendere le tue e-mail di promemoria ancora più efficaci.

Che cos’è un’e-mail di promemoria?

Un’e-mail di promemoria è un messaggio inviato per informare qualcuno di una scadenza, di un evento o di un’azione imminente che deve intraprendere. Il suo scopo è quello di garantire che nulla sfugga alle fessure mantenendo un tono professionale.

I casi d’uso comuni includono promemoria di pagamento per fatture scadute, conferme di appuntamenti per riunioni e follow-up di eventi per aumentare la partecipazione. Se sei un libero professionista a caccia di un pagamento in ritardo o un marketer che garantisce l’affluenza all’evento, le e-mail di promemoria si rivelano piuttosto utili.

Quali sono le migliori pratiche per scrivere un’e-mail di promemoria?

Scrivere un’e-mail di promemoria efficace è tutta una questione di strategia. Se riesci a azzeccare il tono e a consegnare l’e-mail al momento giusto, è probabile che riceverai una risposta tempestiva. In questa sezione, analizzeremo le pratiche chiave per aiutarti a creare e-mail che vengano notate.

1. Mantienilo professionale ed educato

La regola numero uno è scrivere un’e-mail professionale con un tono amichevole. Ad esempio, un’e-mail di promemoria educata potrebbe dire: “Solo una breve nota per ricordarti del tuo appuntamento di domani”. Mentre un’e-mail invadente potrebbe leggere: “Non hai ancora confermato, fallo ora!”. Il primo costruisce la buona volontà; Quest’ultimo rischia di alienare il tuo destinatario.

Firmare le e-mail in modo professionale con frasi come “Non vedo l’ora di sentirti” piuttosto che un semplice “Grazie”, farà molto con i messaggi di promemoria e-mail professionali. Soprattutto quando è importante mantenere relazioni sane mentre si porta a termine il lavoro.

Risultato: Un’e-mail professionale ed educata fa sentire i destinatari rispettati piuttosto che sotto pressione. Questo crea fiducia e rafforza le relazioni, portando a tassi di risposta più alti del 20-30%.

Leggi anche: Scopri come firmare le e-mail professionali con esempi.

2. Rendi l’oggetto chiaro e conciso

L’oggetto dell’e-mail di promemoria decide se il tuo messaggio viene notato o sepolto in una casella di posta occupata. Un oggetto chiaro e conciso, idealmente sotto i 60 caratteri, dice al destinatario esattamente cosa aspettarsi senza perdere tempo. Frasi vaghe come “Promemoria” o “Nota rapida” vengono trascurate il più delle volte. Seguendo questa pratica, aumenterai i tassi di apertura delle e-mail.

Ecco alcuni dettagli da tenere a mente.

• Sii specifico: Assicurati di menzionare lo scopo e la tempistica (se presente) in poche parole. Ad esempio, “Fattura #456 in scadenza domani”.
• Usa frasi attuabili: Usa verbi come “Confermare” o “RSVP” per stimolare un coinvolgimento rapido.
• Varianti del test: Prova più formati per i tuoi titoli per capire cosa risuona con il tuo pubblico.

Risultato: Un oggetto chiaro e conciso aumenterà i tassi di apertura attirando immediatamente l’attenzione nelle caselle di posta affollate. Un oggetto specifico, di meno di 60 caratteri, garantirà che la tua email abbia la priorità e che venga data un’azione rapida.

3. Fornisci i dettagli essenziali senza sovraccaricare

I tempi di attenzione sono brevi. Inserire dettagli non necessari, come un lungo retroscena, può mettere alla prova la pazienza del lettore. Attieniti ai fatti fondamentali e li manterrai concentrati. Pensalo come un promemoria, tutti i dettagli dovrebbero servire all’intento del promemoria.

Ecco come farlo bene:

• Lunghezza limite: Punta a 2-3 frasi o 50-75 parole in totale. Short lo mantiene scansionabile, perfetto per i lettori mobili, che costituiscono oltre la metà delle aperture delle e-mail.
• Taglia il disordine: Salta le tangenti o spiega troppo il tuo scopo. Mantieni l’e-mail breve e focalizzata sullo scopo.
• Evidenzia le informazioni chiave: Usa il grassetto o l’elenco puntato per le scadenze e le informazioni chiave, se necessario.

Risultato: Un’e-mail nitida farà risparmiare tempo ai destinatari, che saranno in grado di cogliere i punti chiave in un minuto. E-mail concise di 2-3 frasi eviteranno confusione e faciliteranno la risposta o l’adempimento.

4. Aggiungi un chiaro invito all’azione (CTA)

Comunica ai destinatari esattamente cosa fare dopo. Una CTA forte, come “Conferma la tua presenza rispondendo a questa e-mail” o “Clicca qui per saldare la fattura”, li guida perfettamente. Le istruzioni vaghe portano all’inazione, quindi sii diretto ma educato.

Ecco come far risaltare la tua CTA:

• Sii specifico: Indica l’azione esatta in modo chiaro e attuabile. Usa una frase che dica “Clicca qui per pagare la fattura #123”.
• Ridurre l’attrito: Fai in modo che il destinatario possa rispondere facilmente con link e pulsanti cliccabili. Per un’e-mail di promemoria del pagamento, incorpora un link “Paga ora” al portale delle fatture.
• Aggiungi urgenza (quando necessario): Abbina la CTA a una scadenza, se pertinente al contesto dell’e-mail.

Risultato: Una CTA chiara porterà a un maggior numero di conversioni con un’unica istruzione chiara. Le CTA più efficaci garantiranno che i pagamenti, le risposte o le conferme avvengano entro poche ore.

5. Utilizzare strumenti di posta elettronica di follow-up

L’invio di e-mail di promemoria efficaci è più facile con gli strumenti giusti. Ecco tre strumenti che offrono funzionalità per automatizzare e tenere traccia delle e-mail di promemoria amichevoli.

CreativeMail: CreativeMail semplifica l’automazione della posta elettronica per le piccole imprese. Il suo builder drag-and-drop e l’integrazione con WooCommerce rendono la creazione di e-mail di promemoria di pagamento o follow-up di sondaggi un gioco da ragazzi.

Titano: Titan potenzia la comunicazione professionale con promemoria di follow-up per le e-mail senza risposta. È ideale per programmare e-mail di promemoria di eventi e tenere traccia delle conferme di lettura tramite la sua interfaccia ottimizzata per dispositivi mobili.

OX Cloud: La suite di posta elettronica e calendario di OX Cloud semplifica i flussi di lavoro complessi. Ypou può programmare e-mail di promemoria degli appuntamenti con inviti cliccabili o gestire follow-up basati sul team per i sondaggi.

6. Cronometra le tue e-mail di promemoria

Il tempismo è un fattore critico per rendere efficace la tua e-mail di promemoria. Inviarlo al momento giusto garantisce che il tuo messaggio sia pertinente e attuabile senza sopraffare il destinatario. Il momento migliore dipende dal contesto, che si tratti di un pagamento, di un appuntamento o di un evento.

Vediamo le strategie di timing ottimali per massimizzare le risposte.

• Sollecito di pagamento: Invia un promemoria iniziale 3-5 giorni prima della data di scadenza per dare ampio preavviso al destinatario.
• Promemoria appuntamento: Un’e-mail di promemoria dell’appuntamento funziona meglio se inviata con 24-48 ore di anticipo.
• Promemoria dell’evento: Lavora con una strategia multi-touch a partire da una settimana prima dell’evento e prosegui con una spinta finale.
• Promemoria di follow-up: Se stai cercando un feedback o una risposta a una proposta, attendi 3-5 giorni prima di inviare un’e-mail di promemoria gentile con un secondo follow-up una settimana dopo.

Leggi anche: Come scrivere un’e-mail di follow-up – Best practice e modelli

Modelli di email di promemoria per diversi casi d’uso

Di seguito sono riportati esempi di e-mail di promemoria personalizzabili per scenari comuni. Abbinali a modelli per firme e-mail aziendali (ad esempio, nome, titolo e informazioni di contatto) per mantenere le cose curate.

1. E-mail di promemoria amichevole generale

Oggetto: Promemoria amichevole: [Azione/Oggetto] Scadenza [Data]

Ciao [Nome],
Spero che tu stia bene! Questo è solo un rapido promemoria che [azione/elemento, ad esempio, il tuo feedback sul progetto] è dovuto il [data]. Per favore fatemi sapere se avete bisogno di supporto o di un’estensione.
Non vedo l’ora di sentirti!
Migliori saluti
[Il tuo nome]

2. E-mail di promemoria di pagamento delicata

Oggetto: Promemoria delicato: Fattura #[Numero] Scadenza [Data]

Ciao [Nome],
Spero che tutto vada bene. Volevo inviare un gentile promemoria che la fattura #[numero] per [importo] è dovuta il [data]. Puoi effettuare il pagamento [istruzioni per il pagamento/link]. Per favore fatemi sapere se c’è qualcosa in cui posso aiutarvi!
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]

3. E-mail di promemoria di pagamento delicata (secondo follow-up)

Oggetto: Secondo promemoria: Fattura #[Numero] Scaduto

Ciao [Nome],
Spero che tutto vada bene. Questa è una gentile e-mail di promemoria che la fattura #[numero] per [importo] era in scadenza il [data]. Potresti per favore saldarlo tramite [link di pagamento] entro [nuova scadenza, ad esempio, domani]? Fammi sapere se ci sono problemi: sono qui per aiutarti.
Cordiali saluti
[Il tuo nome]

4. E-mail di promemoria dell’appuntamento

Oggetto: Il tuo appuntamento il [data] alle [ora]

Ciao [Nome],
Questo è un rapido promemoria sul tuo appuntamento con [persona/azienda] programmato per [data] alle [ora]. Rispondi per confermare o facci sapere se è necessario riprogrammare.
A presto!
Miglior
[Il tuo nome]

5. E-mail di promemoria dell’evento

Oggetto: Da non perdere: [Nome evento] Questo [data]

Ciao [Nome],
Non vediamo l’ora di vedervi il [data] al [ora]! Ecco un rapido promemoria per segnare il tuo calendario. [Includi i dettagli dell’evento o il link]. Si prega di rispondere rispondendo o facendo clic su [link].
Non vedo l’ora di connettermi!
Cin cin
[Il tuo nome]

6. E-mail di promemoria di follow-up

Oggetto: Seguito: [Argomento/Azione]

Ciao [Nome],
Spero che stiate bene! Volevo dare seguito a [argomento/azione, ad esempio, la proposta che ho inviato la scorsa settimana]. Non ho ancora ricevuto risposta, quindi ho pensato di fare il check-in. Per favore fatemi sapere cosa ne pensate quando ne avrete la possibilità!
Grazie mille
[Il tuo nome]

7. E-mail di promemoria dell’evento per il workshop di persona

Oggetto: Non dimenticare: [Nome del workshop] Questo sabato!

Ciao [Nome],
Siamo entusiasti che tu ti unisca a noi a [Nome del workshop] il [data] al [ora] a ! Questa è un’e-mail di promemoria dell’evento per confermare il tuo posto. Si prega di rispondere rispondendo o facendo clic su [link]. Porta un taccuino: il pranzo è offerto da noi!
Ci vediamo lì,
[Il tuo nome]

8. E-mail di promemoria dell’evento per la conferenza virtuale

Oggetto: Unisciti a noi: [Nome della conferenza] la prossima settimana!

Ciao [Nome],
Siamo entusiasti che parteciperai a [Nome della conferenza] il [data] alle [ora]! Questa e-mail di promemoria dell’evento è un avvertimento per salvare la data. Consulta l’agenda e registrati qui: [link]. Rispondi a qualsiasi domanda: siamo qui per aiutarti.
Non vedo l’ora di connettermi!
Miglior
[Il tuo nome]

9. E-mail di promemoria del sondaggio

Oggetto: Amichevole Promemoria: il tuo contributo è necessario entro il [data]

Ciao [Nome],
Spero che tu stia bene! Questa è un’e-mail di promemoria amichevole per completare il nostro [Nome del sondaggio] entro il [data]. Il tuo feedback ci aiuterà a migliorare [obiettivo specifico, ad esempio, i nostri servizi]. Ci vogliono solo 5 minuti: clicca qui per iniziare: [link al sondaggio]. Si prega di contattarci se avete domande.
Grazie per il tuo tempo!
Miglior
[Il tuo nome]

10. E-mail di promemoria urgente per un’azione scaduta

Oggetto: Urgenza: è necessaria un’azione su [compito/punto] oggi

Ciao [Nome],
Si tratta di un promemoria urgente per affrontare [attività/articolo, ad esempio, il pagamento della fattura #123] in scadenza [oggi/ieri]. Si prega di dedicare un momento a [azione, ad esempio, pagare tramite questo link] entro [ora specifica, ad esempio, le 17 di oggi] per evitare [conseguenza, ad esempio, la sospensione del servizio]. Fammi sapere se hai bisogno di assistenza.
Apprezzo la tua pronta azione,
[Il tuo nome]

Suggerimenti generali:

Indipendentemente dal caso d’uso, considera sempre il programma del tuo destinatario. La mattina presto (8-10) o a metà pomeriggio (14-16) spesso funzionano bene, evitando il disordine della posta in arrivo. Inoltre, controlla l’andamento delle e-mail nei diversi giorni e regolale in base a ciò che stimola il coinvolgimento. Il tempismo non è uguale per tutti; Si tratta di sincronizzarsi con il ritmo del destinatario in base all’e-mail precedente.

Leggi anche: Etichetta della posta elettronica aziendale: 36 regole chiave per i professionisti

Bluehost: il tuo partner di posta elettronica professionale

L’invio di e-mail di promemoria raffinate ed efficaci inizia con gli strumenti giusti. Che tu sia un marketer che aumenta l’affluenza agli eventi o una piccola impresa che gestisce appuntamenti, la tua email dovrebbe avere un aspetto abbastanza professionale da ispirare fiducia.

Un’e-mail brandizzata è più efficace di una generica per massimizzare il successo. Ad esempio, you@[yourbusiness].com risulterà più professionale di you@[gmail].com. Questo spesso porta a un maggiore coinvolgimento dei clienti.

Con Bluehost, puoi configurare la tua email con il tuo marchio in meno di cinque minuti. Il piano di hosting Pro ti consente di programmare promemoria di follow-up, assicurandoti che le e-mail giuste vengano consegnate al momento giusto. Inoltre, il nostro hosting di posta elettronica include funzionalità avanzate di filtraggio dello spam senza costi aggiuntivi, mantenendo la tua casella di posta al sicuro.

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Pensieri finali

Che si tratti di cronometrare gli invii o di creare la CTA giusta, le scelte che fai nelle tue e-mail di promemoria modellano la sua risposta. Il risultato? Mantieni le tue e-mail di promemoria chiare, educate e focalizzate sull’azione. Attieniti alle migliori pratiche, usa modelli pratici e affidati a strumenti che semplificano la comunicazione.

Hai bisogno di un modo semplice per gestire e inviare e-mail di promemoria professionali? L’hosting di posta elettronica di Bluehost gestisce la configurazione: indirizzi di marca, automazione, affidabilità, così puoi concentrarti sulla connessione, sul follow-up e sull’ottenimento di risultati senza problemi.

Inizia in modo deciso. Comunica in modo più intelligente. Lascia che le tue e-mail di promemoria portino a termine il lavoro, con l’e-mail professionale di Bluehost.

Domande frequenti